Aanleveren variabele gegevens
Aanlever specificaties variabele data
Het maken van legitimatiebewijzen gaat volgens een gestandariseerde werkwijze. Met het volgen van onderstaande specificaties kunnen uw aangeleverde gegevens zonder problemen worden verwerkt. U kunt erop vertrouwen dat wij uw gegevens op een correcte manier behandelen, in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wij adviseren om gegevens beveiligd te sturen, dit kan via ons Cryptshare account.
Excel invul template
Voor uw ID kaarten project krijgt u van ons een op maat gemaakte Excelsheet invul-template. Deze template kan ook voor herhalingsorders worden gebruikt.
De Excelsheet is alleen in te vullen in daarvoor vrijgegeven cellen, de overige cellen zijn beveiligd om de kans op fouten te beperken.
Om het te verduidelijken zullen we met een aantal voorbeelden aangegeven hoe het ingevuld moet worden.
1 op 1 verwerking
Wij produceren de kaarten precies op basis van de gegevens die u aanlevert. Wij controleren of corrigeren deze gegevens niet. U heeft zelf de verantwoording dat de aangeleverde gegevens correct zijn.
Een kleine fout is snel gemaakt en hierdoor kan bijvoorbeeld een pasfoto of handtekening ontbreken op een legitimatiebewijs. Let daarom op onderstaande aandachtspunten.
Aandachtspunten
Open onderstaande tabs voor een uitleg
Elke rij in de Excelsheet bevat van links naar rechts alle variabele gegevens die voor een persoon op de pas moeten komen,
inclusief de verwijzing naar (=bestandsnaam van) een variabele afbeelding zoals een pasfoto en/of handtekening.
Het aantal ingevulde rijen onder elkaar bepaald het aantal passen dat u bestelt per order.
Per persoon moet de gehele regel geheel ingevuld te worden met de gegevens zoals u op de kaart afgedrukt wilt gaan zien.
Laat u cellen in de Excelsheet leeg?
Dan komt op de kaart geen data op die plaats.
Geen cellen invullen met een omschrijving zoals bijvoorbeeld “leeg laten” of “n.v.t.“.
Want wat u invult wordt 1 op 1 op de kaart geprint dus een dergelijke invulling zou dan ook op de kaart komen.
U mag de afbeeldingsbestanden noemen zoals u zelf handig vindt. Maar het is essentieel dat de bestandsnamen altijd uniek zijn, om te voorkomen dat verschillende personen dezelfde foto of handtekening op hun plastic kaarten krijgen.
Het beste is om de afbeeldingsbestanden te benamen met nummers. Dit beperkt de kans op typfouten.
Bijvoorbeeld foto’s genaamd:
F1.jpg
F2.jpg
F3.jpg
Of voor handtekeningen:
H1.jpg
H2.jpg
H3.jpg
De extensie achter de .punt (zoals .jpg, .jpeg, .bmp of .png) hoeft in de Excelsheet niet te worden ingevuld, maar de bestandsnaam voor de punt moet wel exact overeen komen.
In de Excel-sheet wordt bijvoorbeeld “F3” ingevuld voor de pasfoto als het afbeeldingsbestand F3.jpeg bij die persoon hoort.
Geen exacte overeenkomst = geen afbeelding.
Waarom moet dit exact overeenkomen? Omdat een computer uitsluitend 1 op 1 overeenkomsten kan zien.
Dus missen er afbeeldingen zoals een pasfoto en/of handtekening op het pasje? Dan komt de omschrijving in uw ingevulde Excelsheet niet exact overeen met het afbeeldingsbestand dat u heeft meegeleverd.
Een kleine invoerfout is snel gemaakt, bijvoorbeeld als er een spatie of schrijffout over het hoofd gezien wordt.
Voorbeeld 1
Een bestandsnaam genaamd
“F9.jpg“ is in de Excelsheet ingevoerd als
“F 9”, dus met een spatie ertussen.
Voorbeeld 2
In de Excelsheet staat wel
“F9“ maar in de bestandsnaam van de foto is per ongeluk een spatie achter de naam geslopen:
“F9 .jpg”
Voorbeeld 3
Er is een kleine schrijffout ingeslopen, bijvoorbeeld de bestandsnaam
“Timmers.jpg” staat in de Excelsheet genoteerd als
“Timmer” of als
“Timers“
De omschrijving in uw ingevulde Excelsheet komt niet exact overeen met het afbeeldingsbestand dat u heeft meegeleverd. Het lijkt er misschien wel op, maar een computer kijkt naar 1 op 1 overeenkomsten. De overeenkomst kan de computer niet vinden, dus de variabele pasfoto of handtekening kan niet gevonden worden en wordt dus niet op de pas afgedrukt.
Wij produceren de kaarten precies op basis van de gegevens die u aanlevert.
Zijn er gegevens uiteindelijk niet correct op de pas afgedrukt? Dan zijn bovenstaande aandachtspunten niet gevolgd.
Na controle wijzigingen (laten) doorvoeren?
Wij rekenen een vast tarief per correctiehandeling zoals het handmatig koppelen van een afbeelding (foto of handtekening), het aanpassen van een veld in de Excelsheet, het uitsnijden of roteren van een afbeelding of het omzetten van een afbeelding die niet is aangeleverd volgens de richtlijnen zoals op deze pagina beschreven.
Wilt u onze vaste correctietarieven vermijden en zelf correcties doorvoeren, zorg dan voor een vervangende Excel Invultemplate. Met deze vervanging overschrijven wij de eerder aangeleverde versie met uw nieuwe data. Hierbij worden bijbehorende instelkosten nogmaals berekend voor het verwerken van de nieuwe data in uw order.
Vooraf controleren wat wij gaan produceren?
Wij kunnen ter controle voorafgaand aan de productie een PDF sturen. Hierop staan dan de kaarten met de door u aangeleverde gegevens.
Mocht er iets niet goed zijn gegaan bij het invoeren in de Excel invul template of de bestandsnamen van de afbeeldingen, dan is dat hier direct zichtbaar.
Aan de controle-PDF zijn kosten verbonden, maar u kunt er ook kosten mee vermijden als er een pas opnieuw aangevraagd moet worden omdat er een fout op staat.
Natuurlijk is een controle-PDF niet nodig als u 100% zeker bent dat u alles correct heeft aangeleverd, die keuze is aan u.
1 email = 1 order
Elke losse email die u stuurt wordt bij Card Vision behandeld als een losse order met bijbehorende instelkosten. Er worden geen losse emails gecombineerd tot 1 order, dus wij adviseren om alle pasfoto’s en variabele data in 1 enkele email te sturen om onnodige kosten te vermijden.
Deel deze informatie binnen uw organisatie
Belangrijk is dat deze informatie gedeeld wordt met alle personen binnen uw organisatie die de passen bij ons (gaan) bestellen.
Pasfoto's
Bewaar een afbeeldingsbestand zoals pasfoto of handtekening op een resolutie tussen 300 en 600 dpi.
Afbeelding bestandstypes die gebruikt kunnen worden zijn:
- jpg
- jpeg
- png
- bmp
Plak geen afbeelding in PDF, Word, Excel, enzovoorts. Dit zijn namelijk geen afbeeldingsbestanden.
Dergelijke bestanden kunnen alleen verwerkt worden na handmatige correcties welke doorberekend worden.
Pasfoto’s maken met camera of telefoon
Zorg ervoor dat het gezicht volledig zichtbaar is en dat het bovenste deel van de schouders ook binnen het kader valt. Houd voldoende ruimte boven en aan de zijkanten van het gezicht, zodat er een duidelijk en goed zichtbaar beeld van de persoon op de foto wordt vastgelegd. Het is aan te raden om te kiezen voor een neutrale achtergrond, bij voorkeur dezelfde voor alle foto’s. Een egale muur kan bijvoorbeeld geschikt zijn als achtergrond. Dit draagt bij aan uniformiteit en kwaliteit in de pasfoto’s.
Pasfoto’s inscannen
Bij het scannen van een papieren pasfoto is het belangrijk om ervoor te zorgen dat u een “schone” uitsnede van de pasfoto maakt. Scan alleen de pasfoto, zonder witruimte eromheen. Complete A4-scans met ergens in een hoek de pasfoto kunnen niet worden gebruikt, tenzij deze handmatig worden uitgesneden. Voor handmatig uitsnijden worden extra kosten in rekening gebracht.
Postitionering
De verhouding van een pasfoto is 35 mm breed en 45 mm hoog. Dit formaat is vastgesteld voor officiële documenten in Nederland.
Zorg dat de persoon netjes in het midden van de afbeelding staat.
Goed
Fout
Handtekeningen
Er zijn 2 manieren om een handtekening op een kaart te plaatsen; met pen of digitaal meedrukken. Als wij een beschrijfbaar veld op de plastic kaart plaatsen dan kan de kaarthouder zélf met balpen de handtekening op de kaart tekenen.
Gaat u handtekeningen inscannen?
Plaats dan een duidelijke zwarte handtekening op een witte achtergrond en maak tijdens het scannen een schone uitsnede van de handtekening. Een A4-papier met de handtekening ergens in een hoek is niet geschikt en kan alleen worden gebruikt na handmatige correctie (uitsnede) door Card Vision. Dus scan een handtekening volgens onderstaande richtlijnen:
Een ideaal aangeleverde handtekening.
Met zwarte pen of stift op een witte ondergrond, rondom strak uitgesneden (op de stippellijn) met minimale witmarges.
Past perfect in daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
Deze handtekening is bruikbaar, maar niet optimaal.
De witmarges rondom zijn te ruim uitgesneden (op de stippellijn). Past wel in daarvoor bestemde plek op de ID kaart, maar de omliggende witruimtes zullen ook op de ID kaart zichtbaar zijn.
Deze handtekening is niet bruikbaar zonder een handmatige correctie door Card Vision. De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden.
Deze A4 afbeelding past nooit in de daarvoor bestemde plek op de ID kaart.
De handtekening is gescand op een A4, maar niet uitgesneden. Verder is de handtekening op zijn kant gescand. Deze is alleen bruikbaar na een dubbele correctie door Card Vision: uitsnijden én roteren zodat hij recht staat.
Wilt u scannen vermijden?
Kies dan voor een Signature Pad waarop uw medewerkers een digitale handtekening kunnen zetten. Deze kan eenvoudig via USB aan de computer kan worden gekoppeld en de handtekeningen worden rechtstreeks opgeslagen als een digitaal bestand.
Veilig verzenden
Om ervoor te zorgen dat uw persoonsgegevens veilig worden verzonden, bieden wij een beveiligde bestandsoverdrachtsservice via Cryptshare, die voldoet aan de GDPR/AVG-richtlijnen.
U kunt uw bestanden veilig naar ons versturen via ons Cryptshare account naar [email protected]. Deze service is GDPR-compliant en wordt gehost in Amsterdam voor Nederlandse Cryptshare klanten.
Met onze Cryptshare service kunt u bestanden tot 10 GB per transactie verzenden, inclusief viruscontrole. Alle bestandsopslag op de server is versleuteld en beveiligd. U kunt een bewaartermijn van maximaal 10 dagen instellen per transactie, waarna uw gegevens automatisch en onherroepelijk worden verwijderd voor extra veiligheid.
